Тендерное сопровождение: этапы участия в публичных закупках

С внедрением электронной системы закупок в Украине процесс проведения тендеров был переведен в электронный формат, основанный на принципе «все видят всё». Эти изменения обеспечивают «прозрачность» процедур госзакупок, контроль их со стороны правоохранительных органов, побуждающий участников максимально внимательно относится к процедуре и соблюдать установленные правила. Любая допущенная ошибка, как со стороны Заказчика, так и потенциального поставщика может обойтись ему слишком дорого, вплоть до признания процедуры торгов недействительной.

Участие в закупках условно подразделяется на семь этапов. В каждом из них существуют ключевые моменты, которые важны для итоговой победы. О них необходимо знать каждому участнику тендера.

Условия закупки

Первый этап – ознакомление с условиями закупки. Прежде чем принимается решение об участии в тех или иных торгах, потенциальному поставщику необходимо изучить требования тендерной документации. Весь пакет Заказчик публикует вместе с объявлением о проведении аукциона. ТД – это наиважнейший документ, на основании которой участники готовят свои предложения.

В Законе Украины «О публичных закупках» (ст. 22) предусмотрен список сведений и требований к ТД. Его следует внимательно изучить не только Заказчику, но и потенциальным поставщикам. Также важно заранее провести анализ требований Заказчика к участникам, к предмету закупки и проект договора. После подписания в договор нельзя будет внести изменения.

Анализ требований Заказчика к участникам проводится на предмет соответствия их установленным в Законе требованиям. В случае обнаружения в них дискриминационных требований участники могут подать жалобу в АМКУ. Заказчик не должен устанавливать ограничивающие конкуренцию или любые другие, приводящие к дискриминации участников требования.

Обжалование условий

Это второй этап тендерного сопровождения. Если в ходе анализа тендерной документации участником обнаруживаются дискриминационные требования, он имеет право обратиться вначале к Заказчику для устранения им нарушений. При отсутствии реакции со стороны Заказчика, участник может подать жалобу в АМКУ через электронную систему.

В отличие от требований Заказчику, которые составляются в произвольной форме, жалоба составляется в соответствии с указанным в

Законодательстве образцом. Если жалоба не соответствует указанным условиям, ее оставляют без рассмотрения. Важно заранее знать, что подача жалобы в АМКУ процедура платная, в отличие от выдвижения требований непосредственно Заказчику.

Подготовка и представление тендерной документации.

Это третий этап. После тщательного изучения условий закупки, требований заказчика, необходимо быстро, а главное правильно составить тендерное предложение. Здесь важны следующие аспекты:
• Подавать пакет документов необходимо в полном объеме, со всеми страницами, требующимися приложениями.
• Важно составлять документы в полном соответствии с тендерными требованиями, выдвинутыми Заказчиком. Следует внимательно проверить сроки действия банковской гарантии, сумму. В случае несоответствия предложения условиям и требованиям Заказчика, последний вправе отклонить его.
• Качественные и технические характеристики также должны соответствовать выставленным требованиям. Заказчик в праве отклонить предложение, даже если в нем предлагаются лучшие, чем требуются характеристики.
• Необходимо соблюдать требования в вопросах количественных запросов. Например, если заказчик требует информацию о наличии сотрудника с определенным опытом, знаниями, то нужно указывать одного работника, если же в требованиях стоит множественное число, тогда следует указать двух-трех сотрудников.
• Подача документов должна быть своевременной.

Участие и победа в тендере

Четвертый этап – непосредственное участие. Всего две минуты дается каждому участнику для осуществления ставки. Потому важно заранее просчитать все шаги, цены. Чтобы не допустить ошибку в расчетах лучше привлечь к этому компетентных сотрудников (бухгалтера, менеджера).

Пятый этап – предоставление документов победителем. Несмотря на то, что сроки подачи документации победившим участником увеличены (с 5 до 10 дней), лучше заранее подготовить и проверить пакет на предмет соответствия в нем информации всем требованиям ТД.

Обжалование результатов и заключение договора

Когда нарушаются права участника аукциона он имеет право обжаловать неправомерные действия в АМКУ. Причинами этому могут послужить следующие факторы:
• Незаконное отклонение предложения потенциального поставщика;
• Объявление победителем участника, предложение которого составлено с нарушениями, то есть подлежащее отклонению.

Для подачи жалобы отведено 10 дней, с момента выявления нарушений, но до подписания договора. Порядок процедуры обжалования определен статьей 18 ЗУ «О публичных закупках».

На этапе заключения договора между Заказчиком и победителем тендера важно соблюдение установленных сроком – не позднее, чем через 20 дней, с момента принятия решения о заключении договора о закупке с данным участником. В случае ограниченной необходимости этот срок может быть продлен до 60 дней. Если сроки нарушаются, договор теряет силу.