Тендерна документація
Створюючи та публікуючи на офіційному веб-майданчику оголошення про закупівлю Замовник вносить в нього основні дані про предмет закупівлі, вказує терміни подачі пропозицій. Але це далеко не все, що потрібно, щоб почати торги. До заявки необхідно прикріпити пакет так званої тендерної документації. Саме вона містить детальні вимоги для потенційних постачальників, виконавців та їх пропозицій.
Тендерна документація являє собою інструкцію, ґрунтуючись на якій Учасники торгів будуть формувати свої пропозиції. Там обов’язково прописуються кваліфікаційні критерії для постачальників, виконавців, якісні, кількісні, технічні характеристики об’єкту закупівлі. У пакет входить проект договору, описуються критерії та методики оцінки пропозицій, що надійшли від учасників.
Міністерством економічного розвитку України було затверджено приблизна тендерна документація. Необхідно знати, що вона не є обов’язковою для виконання Замовниками. Але є підставою для формування в кожному конкретному випадку свого пакету документів, з урахуванням особливостей закупівлі.
Що входить до тендерної документації?
Отже, під поняття тендерної документації (ТД) потрапляє комплект офіційних паперів, що складається з:
• Оголошення про майбутню закупівлю (вони розміщуються на веб-ресурсах для сповіщення зацікавлених осіб про майбутню закупівлю).
• Інформації про предмет закупівлі (або об’єкти) – вказується ГОСТ для стандартизованого товару, детальні характеристики – для нестандартизованого; для робіт вказуються умови, місце проведення, обсяги, терміни, порядок контрольних заходів; для послуг – суть, обсяг, терміни, вартість витратних матеріалів, супутних дій.
• Умов аукціону, правил його проведення, методів вибору переможця.
• Технічної частини (для аукціону на виконання робіт; для товарних держзакупівель, як правило, цей пункт опускається).
• Інструкції для учасників торгів.
• Умов замовника, при виконанні яких переможцю буде віддане замовлення.
• Вимог (кваліфікаційних та інших) до потенційних учасників.
• Умов та термінів подачі, електронних форм заявок.
Перелік, що становлять пакет тендерних офіційних паперів, може змінюватися, в залежності від інтересів замовника.
Основні критерії формування ТД
Складається ТД так, щоб різночитання були виключені. Для цього важливо користуватися тільки загальноприйнятими та нормативно закріпленими термінами, застосовуючи їх в текстах документів. Якщо ж виникає необхідність введення інших понять, важливо приводити їх чітке визначення. До потенційних учасників потрібно встановлювати однакові правила, щоб не порушувати закон про захист конкуренції. Також слід при формуванні пакету документів на тендер уникати вимог, які можуть бути розцінені як дискримінаційні.
Вартість пакету ТД для учасників аукціону визначає ініціатор конкурсу, спираючись при цьому на принцип його кінцевої окупності.
Опублікувати ТД важливо й потрібно в доступному для вільного скачування форматі. Це може бути word, та інші. Головне, щоб потенційний постачальник легко міг завантажити або скопіювати файл для формування своєї пропозиції відповідно до заданих вимог.